Em um ano tão diferente de tudo que muitos de nós já passamos em vida, com os shows fazendo aquela falta danada aos “ratos” como eu, estamos aqui sobrevivendo, literalmente, com ações online – as tais “lives” (que muitas vezes nem são live mesmo), vídeos de shows históricos que as vezes vão sendo liberados, artistas e bandas se reunindo para falar nas redes sociais, etc.

Não sei vocês – mas, pelo menos para mim, há muita baboseira para tentar preencher o tempo de todos nós. As vezes, parece até que antes da pandemia, não existia YouTube ou outras mídias. Sei lá, algo estranho. Mas há também muita coisa interessante aparecendo, como os vídeos do Brian May ou no mundo Kiss, os vídeos do Paul Stanley e Bruce Kulick.

E uma das coisas que me chamou a atenção foi ter recebido um convite (eu e “meio mundo”, claro) para um “curso” do tipo “How To” online na plataforma Curseria sobre o Rock in Rio. Ao receber, fiz a inscrição praticamente de imediato:

A apresentação do 3 episódios, que trazem um pouco do festival e obviamente toda a história que se mistura com o momento que o país vivia, tudo isso com uma ótica de negócios / projetos, já começaram. Os e-mails já recebidos trazem os seguintes conteúdos:

Serão 3 Episódios sobre temas que impactam o dia a dia de qualquer evento (pequeno ou grande) e inclusive o maior festival de música do mundo.

1º Episódio: Gestão de Crise

2º Episódio: Gestão de Projetos

3º Episódio: Novas Oportunidades de Negócios

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Eduardo, imagine que agora você se teletransportou para 1985, ano em que a ditadura militar termina depois de 21 anos no país …

Por mais de duas décadas, o repertório musical de grande parte dos brasileiros ficou restrito praticamente aos artistas selecionados pelos militares da época – e foi neste contexto que Roberto Medina decidiu que mudaria para sempre a relação do Brasil com a música…

A ideia era reunir 1,5 milhão de espectadores em dez dias de shows nacionais e internacionais!

Mas, claro, não seria tão simples assim tirar essa ideia do papel…

Pelos cálculos, apenas 30% dos gastos do projeto seriam cobertos pela bilheteria.

Ou seja: sem grandes patrocinadores, nada aconteceria, sem contar que havia um grande clima de desconfiança entre as bandas internacionais em relação ao Brasil.

E com razão, afinal, em 1983, a banda Kiss teve seu equipamento de som extraviado durante a passagem pelo Brasil e, no mesmo ano, as bandas The Police e Van Halen não receberam na íntegra o cachê pelas suas apresentações no Maracanãzinho.

O medo de um prejuízo era grande…

Medina e sua comitiva passaram por 70 reuniões – todas sem sucesso – com grandes artistas em Nova York para tentar convencê-los de que valia a pena investir naquele sonho.

Em Los Angeles, já quase desistindo, Roberto realizou sua última tentativa quando encontrou um cartão do empresário de Frank Sinatra, Lee Solters, e ligou para ele explicando a situação. 

Lee pareceu gostar da ideia.

Assim, foi combinado que Medina e sua equipe deveriam organizar um grande coquetel, cujos convidados seriam os 70 jornalistas mais influentes dos EUA.

Aquela era a última chance que os brasileiros teriam de fazer com que o Rock in Rio finalmente se tornasse realidade… 

E como você já deve imaginar, deu certo!

No dia seguinte, os principais jornais americanos espalhavam a notícia de que o Brasil organizaria o maior festival de música e entretenimento de todos os tempos.

Com o auxílio de Lee, a confiança das bandas foi restaurada, fazendo com que os artistas aceitassem prontamente os convites para se apresentar no Brasil.

AC/DC, George Benson, Iron Maiden, Ozzy Osbourne e Queen foram alguns dos grandes nomes internacionais que se apresentaram na primeira edição do icônico Rock in Rio de 1985.

A partir daí, você já sabe da história: hoje, o Rock in Rio é o maior festival de música e entretenimento do mundo!

Mas o que pouca gente sabe é o que acontece nos bastidores para que seja possível fazer a gestão de um evento tão grandioso como esse.

E é exatamente sobre isso que vamos falar com você nos próximos dias, Eduardo!

Como entregar excelência para um evento de 700 mil pessoas

Eduardo, este é o desafio do Rock in Rio todos os anos. 

Tanto o planejamento do próximo festival quanto às expectativas dos stakeholders, as partes interessadas (público, marcas parceiras, fornecedores, colaboradores, direção etc) começam a fervilhar a partir do momento em que fecham os portões do último dia da edição anterior!

Para o público, tal processo é algo quase inconsciente e geralmente se manifesta na vontade de voltar na próxima edição.

Já na família Rock in Rio… a análise é prática, inerente e consciente!

48 horas após o evento, a equipe já se reúne e discute o que pode ser melhorado para tornar o próximo festival ainda mais inesquecível.

Agilidade nas filas, fornecimento de alimentação e bebidas, sistema de credenciamento, energia elétrica, segurança, limpeza, coleta de lixo, estrutura de camarins e escritórios, tudo isso fica concentrado na POE – a área de Produção, Operação e Engenharia.

Essas áreas precisam conversar, se conhecer e entender as necessidades uma das outras constantemente, porque são todas dependentes uma das outras.

Quantas vezes algum projeto ou evento que você estava organizando falhou por falta de comunicação entre as partes envolvidas, Eduardo?

Este é um problema muito comum e, apesar de todos saberem que essa integração é essencial, pouquíssimas equipes sabem executar isso com maestria.

Por isso, desde 2017, todo o fluxo de informações da POE acontece dentro de uma plataforma digital desenvolvida pelo Rock in Rio, onde as três áreas (Produção, Operação e Engenharia) podem dar andamento ao mesmo projeto de forma paralela – uma iniciativa revolucionária na otimização do tempo e nas relações interpessoais. 

Mas calma! Você não precisa desenvolver seu próprio aplicativo para ter resultados parecidos.

Hoje, existem diversos softwares gratuitos de gestão de projetos que você pode utilizar para se comunicar com sua equipe em tempo real e diminuir os gargalos na comunicação.

Isso, com certeza, aumenta muito as chances de obter um evento bem sucedido, Eduardo!

Por isso, use a tecnologia a seu favor e busque centralizar a comunicação de todas as pessoas envolvidas no seu projeto em um único canal.

Não se trata só de negócios, Eduardo…

Como você já sabe, o Rock in Rio vai muito além de um festival. 

Dentro dessa plataforma de experiências, existe uma série de aprendizados e, quando se conecta o entretenimento ao conhecimento, os dois ganham ainda mais força!

Mas, no entanto, é preciso ir ainda mais além.

De acordo com Roberto Medina, fundador do evento, as organizações precisam assumir sua responsabilidade como agentes transformadores da sociedade como um todo. Olha só o que ele tem a dizer sobre o assunto:

“Na edição 2019 do festival, eu fazia um comercial atrás do Espaço Favela quando um músico se aproximou de mim e disse: ‘Eu estou aqui, sou músico porque assisti a você em 2001 falando do mundo melhor e levando música na penitenciária.’

Ele era um ex-detento, que participou do show que fizemos no presídio, e estava no Rock in Rio em 2019. Então, é muito incrível quando vemos que as nossas ações mudam as vidas das pessoas. E esse é o futuro: fazer mais pelo país, pelas pessoas, ser humilde e trabalhar para se tornar um exemplo de cidadania.

Eu tive a ideia do Espaço Favela, por exemplo, quando teve um tiroteio na favela da Rocinha. O palco resolveu o problema social? Não, mas jogou luz sobre mais de 200 profissionais das comunidades, porque nós enxergamos naquela situação terrível uma oportunidade de colorir a vida e mostrar o lado positivo e rico da favela.

Por isso, o Rock in Rio é um projeto cidadão. Ele luta e se preocupa com as pessoas, luta pela sociedade por meio da música. Esse é o futuro do Rock in Rio!”.

Concorda com o Medina?

Agora, fica a reflexão: de que forma o seu negócio ou a empresa onde você trabalha podem contribuir com o futuro da sociedade e dos seus colaboradores?

Enquanto você pensa nisso, certifique-se de fazer um lembrete no celular ou em algum canto para não esquecer de olhar seu e-mail amanhã, Eduardo!

Isso porque vamos te enviar o primeiro episódio da nossa websérie gratuita O Raio X da Gestão de Eventos de Sucesso!

Se você trabalha com gestão de eventos, se interessa pelo assunto ou simplesmente tem vontade de saber o que acontece nos bastidores do Rock in Rio, com certeza você vai gostar do que preparamos.

Acabo de receber o primeiro episódio e a ideia no post 2 desta “cobertura” é trazer um pouco das minhas observações dos 3 episódios. Sei que os gêmeos e Rolf também fizeram seus cadastros, e será ótimo se pudermos escrever juntos o próximo post aqui.

Enquanto isso, para quem quiser baixar gratuitamente o e-book, acesse esse carinha aqui.

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Eduardo.

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